Pomocí správy můžete konfigurovat transportorder na základě Vašich vlastních požadavků. Cílem je rychlejší a jednodušší pracování. Díky vlastnímu předběžnému přidělení a vypnutí klíčových pojmů a polí, které nepotřebujete, můžete dosáhnout efektivnější evidence zakázek.
Platební podmínky
Zde máte na výběr všechny platební podmínky, které pro Vaše zásilky potřebujete. Určité platební podmínky jsou povoleny pouze v národním prostředí, jiné pouze v mezinárodním prostředí.
Štítky
Pomocí tohoto nastavení vytváří funkce "Tisknout štítek" nastavený typ štítku. Můžete použít tiskárnu štítků (často také nazývanou termotransferová tiskárna). Tyto tiskárny tisknou z jedné role nekonečné množství štítků. Máte k dispozici různé formáty etiket.
Jako standard je přednastavena laserová tiskárna DIN-A4, která tiskne 4 štítky na jedné stránce. Předběžné přidělení "Okamžitě tisknout štítky" má za následek, že ihned po evidenci zakázky je vygenerován štítek.
Typy textu
Tabulka Vám ukazuje, kde bude natištěn daný typ textu
| Typ textu | Faktura | Nákladní list |
| Popis zboží | Ne | Ano |
| Poznámky k doručení | Ne | Ano |
| Texty faktur | Ano | Ne |
| Ostatní informace | Ne | Ano |
Přeprava
Pokud máte více svozů v jeden den, jsou potřeba oddělené předávací protokoly. To můžete vyřešit pomocí funkce "Přepravy". Ve standardním provedení tato funkce není aktivní, protože v mnoha případech tato funkce není žádoucí. Pokud je tato funkce potřeba, máte k dispozici dvě metody.
- Přeprava musí být přiřazena již při evidenci = ano
Při evidenci zakázky se přeprava stane povinným polem. - Přeprava musí být přiřazena již při evidenci = ne
To znamená, že k zakázkám bude na obrazovce přehledu přiřazena příslušná přeprava. Pokud je přeprava pevně daná již během evidence zakázky, lze ji evidovat již na tomto místě.
Tisk štítků zůstává stejný jako dosud. Předávací protokol se tiskne pro každou přepravu. Také data jsou posílána pro každou přepravu. Předběžné přidělení názvu přepravy lze změnit pouze tehdy, pokud k této přepravě neexistuje žádná otevřená zakázka s tímto názvem přepravy.
Místa nakládky
Pokud je v kmenových datech společnosti DACHSER uloženo minimálně jedno místo nakládky, je povinné při evidenci zakázky uvést místo nakládky, jelikož se adresa ČZÁK odesílatele nyní také objevuje jako místo nakládky v menu. Přednastavení místa nakládky je možné ve správě. Navíc tam lze uvést individuální zkratku (maximálně dva znaky).
Zkratky se objevují v přehledu v kolonce "LS" (místo nakládky). Pokud nebyly přiděleny žádné individuální zkratky, používá se standardní klíč (průběžně dle abecedy).
Adresy
Spravovat adresy
Tabulka ukazuje, který typ textu se přebírá do jaké aplikace.
| Typ textu | transportorder send | transportorder collect | deliveryorder |
| Pokyny ke kompletaci | Ne | Ne | Ano |
| Texty faktur | Ano | Ano | Ano |
| Ostatní informace | Ano | Ne | Ne |
| Popis zboží | Ano | Ne | Ne |
| Pokyny k doručení | Ano | Ano | Ano |
Importování adres
Pomocí funkce import pro adresy můžete importovat kmenová data adres v Transport Order. Importované adresy lze využít jako adresy příjemců nebo jiné adresy (např. krycí adresa).
Tato nápověda je rozdělena do tří částí:
- Jak musím předem připravit svůj soubor s adresami?
- Jak funguje import?
- Jaké kontroly probíhají během importu?
Jak musím předem připravit svůj soubor s adresami?
Jako formát souboru pro import v transportorder jsme zvolili formát csv. Soubor ve formátu csv je textový soubor pro uložení jednoduše strukturovaných dat. Zkratka csv znamená character separated values nebo comma separated values, protože jednotlivé hodnoty jsou odděleny speciálním dělícím znakem, například středníkem nebo čárkou.
V zásadě jde o to, abyste měli Vaše adresy ve formátu csv. Je možné, že Vaše aplikace, ve které spravujete adresy, umí přímo vytvářet soubory csv. Pak nemusíte provádět žádné další kroky.
Pokud Vaše aplikace, ve které spravujete adresy, neumí vytvořit soubor csv, můžete k tomu využít program schopný pracovat s csv (např. tabulkový procesor nebo databáze). Kvůli širokému rozšíření Excelu Vám ukážeme všechny kroky na tomto programu.
Otevřete soubor s Vašimi adresami v Excelu a zvolte jako formát pro uložení "CSV (oddělené dělícím znakem) (*.csv)". Nenechte se zmást, pokud po Vás bude Excel během ukládání csv souboru několikrát vyžadovat "OK". S takto vytvořeným souborem nyní můžete importovat adresy.
Jak funguje import?
Jako typ souboru prosím zadejte, v jakém kódování byl soubor vytvořen. Toto je nutné, aby bylo do transportorder možné správně importovat speciální znaky v jednotlivých jazycích.
Můžete importovat textové informace, které se uloží u této adresy
Pokud je při evidenci zakázky používána takováto adresa, automaticky dojde k připojení těchto textových informací. Navíc je možné předběžně přidělit každé zakázce samoodběratele a hydraulickou plošinu.
Pokud pro pole "Samoodběratel", "Hydraulická plošina" a "Země" používáte jiné kódy než Dachser, můžete využít převáděcí tabulky. V nich můžete převést Váš vlastní kód do kódu firmy Dachser.
Příklad země:
transportorder očekává pro Německo kód "D". Ve Vašem systému však požíváte kód "DE". Díky odpovídajícímu převodu toto transportorder rozezná a převede "DE" na "D" = Německo.
Během importu je soubor kontrolován na základě různých kritérií (viz další bod). Pokud se během kontroly objeví neplatné záznamy, dojde k převzetí bezchybných datových záznamů a chybné záznamy budou odstraněny.
Z výkonnostních důvodů je počet záznamů při jednom importu omezen na 10.000. Prosím rozdělte v takovémto případě Váš csv soubor na více menších souborů.
Jaké kontroly se odehrávají během importu?
Aby byla zajištěna vysoká kvalita dat, jsou data při importu zkoumána na základě více aspektů. Jako výsledek importu obdržíte detailní sestavu se všemi neplatnými záznamy, které se během importu vyskytly.
Tato tabulka Vám ukáže, jaká pole máte v transportorder k dispozici a jak dlouhá smí maximálně být. Hvězdičkou (*) označená pole jsou povinná.
| Pole | Délka (max.) | Příklad |
| ID* | 17 | A1234 |
| Jméno 1* | 30 | Jansen B.V. |
| Jméno 2 | 30 | Central warehouse |
| Jméno 3 | 30 | |
| Ulice* | 30 | Jahnstraße 28 |
| Zeme* | 3 | D |
| PSČ* | 9 | 83022 |
| Obec* | 26 | Rosenheim |
| Doplnění | 30 | Tel.: 08031 - 16322 |
| GLN | 13 | 1234567890123 |
| Informace o doručení | 60 | Gate 2 |
| Samoodběratel | 1 | Y / N |
| Hydraulická plošina | 1 | Y / N |
Jsou všechna povinná pole vyplněna?
Tip: V Excelu si můžete pomocí funkce "Data - Filtr - Automatický filtr" nechat zobrazit prázdné datové záznamy.
Je délka polí správná?
Tip: Funkce "Délka" v Excelu Vám zajisté pomůže.
Tip: Při ukládání csv souborů může v Excelu dojít k následujícímu problému: Poslední pole není správně vytvořeno a nelze ho poté v transportorder také správně přiřadit. V těchto případech je třeba provést následující opatření: U všech datových záznamů, u nichž je pole "Doplnění" prázdné, zadejte prosím místo prázdného pole jednoduše mezeru. Doporučujeme zde použít funkci "Vyplnit směrem dolů".
Kontrola správné struktury PSČ
Aby byla zajištěna vysoká kvalita dat a zabránilo se zbytečným dodělávkám, dochází ke kontrole struktury PSČ.
Tato tabulka ukazuje, jaké kontroly PSČ pro jednotlivé země provádíme. Při tom provádíme dvě různé kontroly:
- Kontrola správného formátu (písmena a číslice)
D = Digit (číslice)
C = Character (písmeno)
A = Alphanumeric (číslice nebo písmeno)
- Kontrola povinných/volitelných pozic v PSČ
M = Mandatory (pozice musí být vyplněna)
O = Optional (pozice může být vyplněna)
Co zní komplikovaně, je ve skutečnosti mnohem jednodušší. Jako příklad poslouží Amsterdam v Nizozemí: Správné PSČ je 1022AG.
Kontrola správného formátu
DDDDCC: Jedná se o 4 číslice ("1022") a 2 písmena ("AG").
Kontrola povinných/volitelných pozic
MMMMOO: První 4 pozice ("1022") musí být vyplněny, další dvě pozice ("AG") jsou volitelné. To znamená, že pokud jako PSČ zaevidujete "1022", je to správně. Také varianta "1022 AG" by byla správně.
| Země | Formát | Kontrola | Příklad |
| Rakousko | DDDD | MMMM | 1010 (Wien) |
| Belgie | DDDD | MMMM | 4000 (Liege) |
| Švýcarsko | DDDD | MMMM | 2544 (Bettlach) |
| Německo | DDDDD | MMMMM | 26133 (Oldenburg) |
| Španělsko | DDDDD | MMMMM | 28070 (Madrid) |
| Francie | DDDDD | MMMMM | 33380 (Mios) |
| Finsko | DDDDD | MMMMM | 00550 (Helsinki) |
| Velká Británie | CAAAAAA | MMOOOOO | EC1Y 8SY (London) |
| Itálie | DDDDD | MMMMM | 00144 (Roma) |
| Norsko | DDDD | MMMM | 0025 (Oslo) |
| Nizozemí | DDDDCC | MMMMOO | 1022AG (Amsterdam) |
| Polsko | DD-DDD | MMMMMM | 81-116 (Gdynia) |
| Rumunsko | DDDDDDD | MMMMMMO | 0200000 (Bucaresti) |
| Švédsko | DDDDD | MMMMM | 10500 (Lillbyn) |
| Slovensko | DDDDD | MMMMM | 01001 (Zilina) |
| Slovinsko | DDDD | MMMM | 4000 (Kranj) |
| Lichtenštejnsko | DDDD | MMMM | 2544 (Bettlach) |
| Česká republika | DDDDD | MMMMM | 25166 (Senohraby) |
| Dánsko | DDDD | MMMM | 8660 (Skanderborg) |
| Maďarsko | DDDD | MMMM | 1037 (Budapest) |
| Lucembursko | DDDD | MMMM | 4750 (Petange) |
| Lotyšsko | DDDDD | MMMMO | 1075 (Riga) |
| Litva | DDDD | MMMM | 2600 (Vilnius) |
| Portugalsko | DDDD-DDD | MMMM-MMM | 1250-001 (Lisboa) |
| Irsko | CDA AAAA | MMMMMMMM | D24 C796 (Rathcoole) |
Tip: U poštovních směrovacích čísel s nulou na začátku Excel tyto nuly často nezohledňuje. Naformátujte příslušná pole jako text a zadejte správné PSČ. Poté soubor uložte ve formátu .csv. Pokud vytvořený soubor opět otevřete v Excelu, nezobrazí Excel nulu na začátku. Pokud tento soubor ale otevřete v editoru (např. Wordpad), zobrazí se PSČ správně tj. včetně nuly na začátku.
Kontrola klíče pro označení země a kontrola hydraulické plošiny / samoodběratele
| A | Rakousko | KZ | Kazachstán |
| AL | Albánie | L | Lucembursko |
| AND | Andorra | LT | Litva |
| B | Belgie | LV | Lotyšsko |
| BG | Bulharsko | MC | Monako |
| BIH | Bosna a Hercegovina | MK | Makedonie |
| BY | Bělorusko | MNE | Černá Hora |
| CH | Švýcarsko | N | Norsko |
| CZ | Česká republika | NL | Nizozemí |
| D | Německo | P | Portugalsko |
| DK | Dánsko | PL | Polsko |
| E | Španělsko | RIM | Mauretánie |
| EST | Estonsko | RO | Rumunsko |
| F | Francie | RSM | San Marino |
| FIN | Finsko | RUS | Rusko |
| FL | Lichtenštejnsko | S | Švédsko |
| GB | Velká Británie | SK | Slovensko |
| GR | Řecko | SLO | Slovinsko |
| H | Maďarsko | SRB | Srbsko |
| HR | Chorvatsko | TR | Turecko |
| I | Itálie | UA | Ukrajina |
| IRL | Irsko | USA | USA |
| KS | Kyrgyzstán | UZ | Uzbekistán |
| J | Hydraulická plošina resp. samoodběratel předběžně přidělen |
| N | Hydraulická plošina resp. samoodběratel není předběžně přidělen |
Exportování adres
Při dalším zpracování exportovaných souborů ve formátu .csv v Excelu dochází k odstranění nul na prvních místech (např. z. PSČ 01471 se stane 1471) a číslo GLN se zobrazuje rozházeně. Jedná se o problém v rámci Excelu. Jak tento problém můžete odstranit Vám ukazují následující kroky:
1) Data -> Z textu
2) Vyberte soubor a zvolte "Importovat"
3) U typu dat zvolte "Oddělené" a klikněte na "Dále"
4) Jako dělítko zvolte středník a klikněte na "Dále"
5) V "Náhledu dat" zvolte všechny sloupce, nastavte formát dat na "Text" a kliněte na "Dokončit".
Nebezpečné zboží
Vaše pobočka Vám ráda funkci nebezpečné zboží aktivuje. Než budete moci evidovat zakázky s nebezpečným zbožím, musíte si nejdříve založit individuální kmenová data nebezpečného zboží a zvolit požadované obaly nebezpečného zboží.
Nastavení nebezpečného zboží
Můžete si zvolit, zda chcete pracovat s vlastními ID nebezpečného zboží. Pokud ano, můžete si založit pro každé nebezpečné zboží individuální označení (např. "modrá nemrznoucí kapalina" nebo "žlutá nemrznoucí kapalina"). Tím bude evidence nebezpečného zboží jednodušší.
Založení individuálních kmenových dat nebezpečného zboží
Pro přidání nebezpečného zboží klikněte v menu "Správa -> kmenová data nebezpečného zboží" na "Přidat nové nebezpečné zboží".
Yní máte možnost hledat požadované nebezpečné zboží. Můžete si vybrat, zda budete vyhledávat v redukovaném nebo v rozsáhlém seznamu:
- ,Pouze záznamy ADR'
Zde probíhá hledání v rámci méně rozsáhlého seznamu ADR. Výhodou je, že seznam výsledků je kratší a je jednodušší najít hledané nebezpečné zboží. Ve většině případů stačí hledat v tomto seznamu.
- ,Všechny záznamy ADR a BAM'
Pro rozsáhlejší hledání je možné využít seznam ADR a seznam BAM. Vyhledávání probíhá ve veškerých kmenových datech nebezpečného zboží firmy Dachser. Tím pádem je seznam výsledků delší.
K vyhledání požadovaného nebezpečného zboží zadejte hledané UN číslo a potvrďte volbu stisknutím klávesy Enter nebo klikněte na ,Hledat'. Abyste zúžili hledání, můžete uvést kritéria volby "Hlavní nebezpečí" a "Skupina obalů".
V seznamu výsledků se označení nebezpečného zboží zobrazuje ve zvoleném jazyce eLogistics. Pokud existuje popisný text v národním jazyce, tak se také zobrazí.
Doplňující texty, ,Generální název BAM' a ,Specifikace BAM' jsou k dispozici pouze v angličtině / němčině / francouzštině. Proto se v informacích o nebezpečném zboží mohou vyskytovat také textové moduly v angličtině.
Pro přidání nebezpečného zboží označte požadované nebezpečné zboží a klikněte na "Přidat". V následujícím okně můžete přiřadit následující body:
- Pokud pracujete s ID, můžete zadat individuální označení nebezpečného zboží (např. "modrá nemrznoucí kapalina")
- Můžete předběžně přidělit, zda se jedná o látku ohrožující životní prostředí
- Pokud se jedná o nespecifikovanou nebezpečnou látku, můžete navíc předběžně přidělit "nespecifikovaný zdroj nebezpečí"
Zobrazit nebezpečné zboží
Pro zobrazení detailních informací o nebezpečném zboží z kmenových dat označte požadované nebezpečné zboží a klikněte na "Zobrazit".
Změnit nebezpečné zboží
Abyste změnili nebezpečné zboží z Vašich kmenových dat, označte požadované nebezpečné zboží a klikněte na "změnit". Pokud pracujete s ID, vyplňte v následujícím okně pole ID. Pokud se jedná o nespecifikované nebezpečné zboží, můžete předběžně přidělit dodatečné informace v poli pro "nespecifikovaný zdroj nebezpečí".
Změny v oprávnění k nebezpečnému zboží
Vaše individuální kmenová data nebezpečného zboží jsou spojena s databází nebezpečného zboží firmy Dachser. Pokud dojde na základě změny v oprávnění k nebezpečnému zboží v databázi firmy Dachser k vymazání UN čísla, dojde k vymazání datového záznamu také ve Vašich kmenových datech nebezpečného zboží.
Zákaz přepravy
Pomocí této funkce regulujete, zda Dachser smí či nesmí přepravovat určité nebezpečné zboží. Pokud takovýto zákaz přepravy pro nebezpečné zboží existuje, nezobrazuje se zboží v Transport Order. Pokud toto v jednotlivých případech způsobuje problém, obraťte se na Vám přidělenou pobočku firmy DACHSER.
Import zakázek
Dokumentaci k importu zakázek naleznete zde: ODKAZ