Anfrage

ID (Identifikation)

Mit dieser Funktion können Sie Adressen (z.B. Empfänger) speichern und bei Folgeanfragen die gespeicherten Adressen abrufen. So wird die Erfassung erheblich beschleunigt. Füllen Sie die Adresse aus und tragen Sie unter ID einen eindeutigen Begriff (z.B. Kunden-Nummer) ein. Der Begriff kann auch eine Mischung aus Nummern und Buchstaben sein. Die Adresse wird dann beim Abschluss der Anfrage automatisch gespeichert, sobald Sie eine ID eingetragen haben. Wenn Sie eine Adresse ändern und speichern wollen, müssen Sie die Checkbox „Adresse anpassen/speichern„ aktivieren.

PLZ-Prüfungen

Um eine hohe Datenqualität zu gewährleisten und aufwändige Nacharbeiten zu vermeiden, wird die PLZ auf korrekte Struktur hin überprüft.

Diese Tabelle zeigt, welche PLZ-Prüfungen wir für die einzelnen Länder durchführen. Dabei führen wir zwei verschiedene Prüfungen durch:

Was kompliziert klingt, ist viel einfacher. Hier am Beispiel Amsterdam in den NL: Die korrekte PLZ lautet 1022AG.

Prüfung auf korrektes Format

DDDDCC: Es sind 4 Zahlen ("1022") und 2 Buchstaben ("AG").

Prüfung auf Muss/Kann-Stellen

MMMMOO: Die ersten 4 Stellen ("1022") müssen gefüllt sein, die zwei weiteren ("AG") sind optional. Das heißt, auch wenn Sie als PLZ "1022" erfassen, ist diese korrekt. Auch die Variante "1022 AG" wäre korrekt.

Land Format Prüfung Beispiel
Oesterreich DDDD MMMM 1010 (Wien)
Belgien DDDD MMMM 4000 (Liege)
Schweiz DDDD MMMM 2544 (Bettlach)
Deutschland DDDDD MMMMM 26133 (Oldenburg)
Spanien DDDDD MMMMM 28070 (Madrid)
Frankreich DDDDD MMMMM 33380 (Mios)
Finnland DDDDD MMMMM 00550 (Helsinki)
Großbritannien CAAAAAA MMOOOOO EC1Y 8SY (London)
Italien DDDDD MMMMM 00144 (Roma)
Norwegen DDDD MMMM 0025 (Oslo)
Niederlande DDDDCC MMMMOO 1022AG (Amsterdam)
Polen DD-DDD MMMMMM 81-116 (Gdynia)
Rumaenien DDDDDDD MMMMMMO 0200000 (Bucaresti)
Schweden DDDDD MMMMM 10500 (Lillbyn)
Slowakei DDDDD MMMMM 01001 (Zilina)
Slowenien DDDD MMMM 4000 (Kranj)
Liechtenstein DDDD MMMM 2544 (Bettlach)
Tschechische Republik DDDDD MMMMM 25166 (Senohraby)
Daenemark DDDD MMMM 8660 (Skanderborg)
Ungarn DDDD MMMM 1037 (Budapest)
Luxemburg DDDD MMMM 4750 (Petange)
Lettland DDDDD MMMMO 1075 (Riga)
Litauen DDDD MMMM 2600 (Vilnius)
Portugal DDDD-DDD MMMM-MMM 1250-001 (Lisboa)
Irland CDA AAAA MMMMMMMM D24 C796 (Rathcoole)

Frankatur

Bitte beachten Sie, dass für Sendungen an Nicht-EU-Länder (z.B. Schweiz, Norwegen) spezielle Drittland-Frankaturen notwendig sind. Wie alle anderen Frankaturen können Sie sich diese über die freightquotation Verwaltung aktivieren.

Zustelloptionen

Zu einem Auftrag kann entweder eine Zustellankündigung oder eine Terminvereinbarung als Zusatzleistung ausgewählt werden.

Bei der Zustellankündigung wird der Warenempfänger vorab über die Zustellung informiert. Bei der Terminvereinbarung wird mit dem Warenempfänger ein Liefertermin vereinbart.

Abhängig von Ihrer Kondition, können für die Zustellankündigung bzw. Terminvereinbarung weitere Kosten berechnet werden.

Referenzen

Als Referenznummern stehen Ihnen Auftrags-Nummer, Lieferschein-Nummern und Bestell-Nummern zur Verfügung. Bitte tragen Sie pro Feld nur eine Referenznummer ein.

Auftrags-Nummer

Die Auftrags-Nummer ist Ihr zentrales Identifikationskriterium und wird in vielen Folgeprozessen verarbeitet (z.B. Suchkriterium für Tracking &Tracing, Übergabescheine, Rechnungen etc.).

Lieferschein-Nummern

Sie können beliebig viele Lieferschein-Nummern eingeben. Wenn Sie in das letzte Eingabefeld klicken, erscheint automatisch eine neue Zeile mit weiteren Eingabefeldern. Die Lieferschein-Nummern können Sie auch als Suchkriterium in den Tracking & Tracing-Anwendungen verwenden.

Bestell-Nummern

Viele Warenempfänger steuern ihren Wareneingang über die ursprüngliche Bestell-Nummer. Durch Angabe der Bestell-Nummer des Empfängers unterstützen Sie diese Abläufe. Sie können beliebig viele Bestell-Nummern eingeben. Diese dienen später ebenfalls als Suchkriterien in den Tracking & Tracing-Anwendungen.

Volumen

Volumen = Anzahl x Länge x Breite x Höhe
freightquotation berechnet automatisch das Volumen für die Auftragszeile, sobald Sie Anzahl, Länge, Breite und Höhe eingegeben haben. Wenn es Ihre betreuende Niederlassung eingestellt hat, wird die Eingabe des Volumens zur Pflichteingabe.
Wird das Volumen nur in einer einzigen Zeile gefüllt, setzt freightquotation dieses Volumen für die gesamte Sendung an.

Lademeter

Die Eingabe von Lademetern wird zur Pflichteingabe, wenn es Ihre betreuende Niederlassung eingestellt hat.

Gewicht

Wird das Gewicht nur in einer einzigen Zeile gefüllt, setzt freightquotation dieses Gewicht für die gesamte Sendung an.

Warengruppen

In DOMINO gibt es die Funktion Warengruppe als Konditionierungsgrundlage. freightquotation erkennt automatisch, ob für Sie solche Warengruppen konditioniert sind. Falls ja, wird dieses Feld zur Pflichteingabe für jede Auftragszeile. Falls nein, wird dieses Feld gar nicht angezeigt.

Bei bestimmten Warengruppen ist die Eingabe einer Anzahl erforderlich. freightquotation erkennt dies automatisch.

Button „Auftrag erstellen“

Beim Klicken auf den Button „Auftrag erstellen“, wird Ihre Anfrage direkt nach transportorder send übertragen. Sie befinden sich dann direkt im Bearbeitungsmodus des gerade übertragenen Auftrags und können etwaige Änderungen erfassen und den Auftrag speichern. Wenn Sie den Auftrag speichern, dann springt der Status des Auftrags auf „Label fehlen“ bzw. „Komplett“, was gleichzeitig bedeutet, dass ein Abholavis an Dachser übermittelt wird damit am Abholtag der Dachser-LKW die Ware holt. Wenn Sie den Auftrag nicht speichern sondern auf Abbrechen drücken, dann verbleibt der Auftrag mit Status „teilerfasst“ in transportorder send und es wird kein Abholavis angestoßen. Wenn Sie das Abholavis auslösen wollen, dann müssen Sie in den teilerfassten Auftrag im Bearbeitungsmodus aufrufen und speichern. Wenn Sie bei der Anfragen der Empfänger sind, wird der Button nicht eingeblendet, da Sie nur Anfragen nach transportorder send (nicht nach transportorder collect) übertragen können.

Meine Anfragen

Wenn sie den Reiter „Meine Anfragen“ öffnen, sehen Sie alle Anfragen die Sie in den letzten 7 Tagen getätigt haben. Sie können diese Anzeige über die Datumsauswahl auf bis zu 40 Tage in die Vergangenheit erweitern. Wenn Sie ein passendes transportorder send haben, dann können Sie – wie auch im Ergebnis der Anfrage mit dem Button „Auftrag erstellen“ – direkt aus freightquotation ihre Anfragen nach transportorder send übertragen. Dies geschieht über die Spalte „Auftrag“, bei der ein Button „erstellen“ in blau erscheint. Das Verhalten des Buttons ist dabei identisch zu dem „Auftrag erstellen“ direkt im Anfrageergebnis. Mit der Selection Box direkt über der Tabelle können Sie einzelne Anfragen anzeigen, sowie einzelne oder mehrere Anfragen gleichzeitig ausdrucken oder löschen. Nachdem eine Anfrage zum Auftrag wurde, wird der Status „erstellt“ in der jeweiligen Zeile angezeigt, solange ein Auftrag dazu in transportorder send vorhanden ist – d. h. erstellen Sie den Auftrag in transportorder send, löschen ihn dann aber wieder, dann wird der Button „erstellen“ in „Meine Anfragen“ wieder verfügbar. Es kann immer nur ein Auftrag zu einer Anfrage gleichzeitig bestehen.

Verwaltung

Adressen importieren

Mit der Importfunktion für Adressen können Sie Adressstammdaten in transportorder importieren. Die importierten Adressen sind als Empfängeradressen sowie auch als weitere Adressen (z.B. Deckadresse) nutzbar.

Diese Hilfe gliedert sich in drei Bereiche:

Wie muss ich meine Adressdatei im Vorfeld vorbereiten?

Als Dateiformat für den Import in transportorder haben wir das csv-Format gewählt. Eine csv-Datei ist eine Textdatei zur Speicherung einfach strukturierter Daten. Das Kürzel csv steht dabei für Character Separated Values oder Comma Separated Values, weil die einzelnen Werte durch ein spezielles Trennzeichen, beispielsweise das Semikolon oder Komma, getrennt werden.

Grundsätzlich geht es darum, dass Ihre Adressen als csv-Datei vorliegen. Möglicherweise kann Ihre Anwendung, in der Sie ihre Adressen verwalten, direkt csv-Dateien erzeugen. Dann brauchen Sie keine weiteren Schritte durchführen.

Falls Ihre Anwendung zur Verwaltung der Adressen keine csv-Datei erzeugen kann, können Sie den Weg über ein csv-fähiges Programm (z.B. eine Tabellenkalkulation oder eine Datenbank) gehen. Wegen der hohen Verbreitung von Excel zeigen wir hier alle Schritte an diesem Programm.

Öffnen Sie die Datei mit Ihren Adressen in Excel und wählen Sie als Speicherformat "CSV (Trennzeichen-getrennt) (*.csv)". Lassen Sie sich nicht irritieren, wenn Excel beim speichern der csv-Datei mehrfach ein "OK" erwartet. Mit dieser erzeugten Datei können Sie nun die Adressen importieren.

Wie funktioniert der Importvorgang?

screenshot

Als Dateityp geben Sie bitte an, mit welcher Codierung Ihre Datei erzeugt wurde. Dies ist notwendig, um landesspezifische Sonderzeichen korrekt in transportorder importieren zu können.

Sie können Textinformationen importieren, die bei dieser Adresse gespeichert werden.

Wenn bei der Auftragserfassung diese Adresse verwendet wird, werden diese Textinformationen automatisch hinzugefügt. Zusätzlich ist es möglich, Selbstabholer und Hebebühne für jede Adresse vorzubelegen

Wenn Sie für "Selbstabholer", "Hebebühne" und "Land" andere Schlüssel als Dacher verwenden, können Sie Umsetztabellen nutzen. Hier können Sie Ihre eigenen Schlüssel in die Dachser-Schlüssel umsetzen lassen.

Beispiel Land:

transportorder erwartet für Deutschland den Schlüssel "D". In Ihrem System verwenden Sie allerdings den Schlüssel "DE". Durch die entsprechende Umsetzung erkennt transportorder dies und setzt "DE" in "D" = Deutschland um.

Während des Importvorganges wird die Datei genau nach verschiedenen Kriterien hin geprüft (siehe nächster Punkt). Treten bei der Prüfung ungültige Sätze auf, werden die fehlerfreien Datensätze übernommen und die fehlerhaften verworfen.

Aus Performancegründen ist die Anzahl der Sätze auf 2000 Sätze pro Importvorgang beschränkt. Bitte splitten Sie in diesem Fall ihre csv-Datei dann in mehrere kleine Dateien auf.

Welche Prüfungen laufen während des Importvorganges ab?

Um eine hohe Datenqualität zu gewährleisten, werden die Daten beim Import auf mehrere Aspekte hin untersucht. Als Ergebnis des Imports erhalten Sie eine detaillierte Aufstellung mit allen ungültigen Sätzen, die während des Imports aufgetreten sind.

Diese Tabelle zeigt Ihnen, welche Felder in transportorder zur Verfügung stehen und wie lange diese maximal sein dürfen. Mit Stern (*) gekennzeichnete Felder sind Pflichtfelder.

Feld Länge (max.) Beispiel
ID* 17 A1234
Name 1* 30 Müller GmbH
Name 2 30 Zentrallager
Name 3 30
Straße* 30 Jahnstraße 28
Land* 3 D
PLZ* 9 83022
Ort* 26 Rosenheim
Ergänzung 30 Tel.: 08031 - 16322
GLN 13 1234567890123
Zustellinformation 60 Tor 2
Selbstabholer 1 J / N
Hebebühne 1 J / N

Sind alle Pflichtfelder gefüllt?

Tipp: In Excel können Sie über die Funktion "Daten - Filter - Autofilter" die leeren Datensätze anzeigen lassen.

Sind die Feldlängen korrekt?

Tipp: Die Funktion "Länge" in Excel hilft Ihnen hier sicher weiter.

Tipp: Beim Speichern von csv-Dateien kann es bei Excel zu folgendem Problem kommen: Das letzte Feld wird nicht korrekt erzeugt und läßt sich dann in transportorder auch nicht korrekt zuordnen. In diesem Fall ist folgende Maßnahme notwendig: Bei allen Datensätzen, bei denen das Feld "Ergänzung" leer ist, bitte statt dem leeren Feld einfach ein Leerzeichen eingeben. Hier empfiehlt sich die Funktion "Nach unten ausfüllen".

PLZ-Prüfung auf korrekte Struktur

Um eine hohe Datenqualität zu gewährleisten und aufwändige Nacharbeiten zu vermeiden, wird die PLZ auf korrekte Struktur hin überprüft.

Diese Tabelle zeigt, welche PLZ-Prüfungen wir für die einzelnen Länder durchführen. Dabei führen wir zwei verschiedene Prüfungen durch:

Was kompliziert klingt, ist viel einfacher. Hier am Beispiel Amsterdam in den NL: Die korrekte PLZ lautet 1022AG.

Prüfung auf korrektes Format

DDDDCC: Es sind 4 Zahlen ("1022") und 2 Buchstaben ("AG").

Prüfung auf Muss/Kann-Stellen

MMMMOO: Die ersten 4 Stellen ("1022") müssen gefüllt sein, die zwei weiteren ("AG") sind optional. Das heißt, auch wenn Sie als PLZ "1022" erfassen, ist diese korrekt. Auch die Variante "1022 AG" wäre korrekt.

Land Format Prüfung Beispiel
Oesterreich DDDD MMMM 1010 (Wien)
Belgien DDDD MMMM 4000 (Liege)
Schweiz DDDD MMMM 2544 (Bettlach)
Deutschland DDDDD MMMMM 26133 (Oldenburg)
Spanien DDDDD MMMMM 28070 (Madrid)
Frankreich DDDDD MMMMM 33380 (Mios)
Finnland DDDDD MMMMM 00550 (Helsinki)
Großbritannien CAAAAAA MMOOOOO EC1Y 8SY (London)
Italien DDDDD MMMMM 00144 (Roma)
Norwegen DDDD MMMM 0025 (Oslo)
Niederlande DDDDCC MMMMOO 1022AG (Amsterdam)
Polen DD-DDD MMMMMM 81-116 (Gdynia)
Rumaenien DDDDDDD MMMMMMO 0200000 (Bucaresti)
Schweden DDDDD MMMMM 10500 (Lillbyn)
Slowakei DDDDD MMMMM 01001 (Zilina)
Slowenien DDDD MMMM 4000 (Kranj)
Liechtenstein DDDD MMMM 2544 (Bettlach)
Tschechische Republik DDDDD MMMMM 25166 (Senohraby)
Daenemark DDDD MMMM 8660 (Skanderborg)
Ungarn DDDD MMMM 1037 (Budapest)
Luxemburg DDDD MMMM 4750 (Petange)
Lettland DDDDD MMMMO 1075 (Riga)
Litauen DDDD MMMM 2600 (Vilnius)
Portugal DDDD-DDD MMMM-MMM 1250-001 (Lisboa)
Irland CDA AAAA MMMMMMMM D24 C796 (Rathcoole)

Tipp: Bei Postleitzahlen mit führenden Nullen unterschlägt Excel oft die führenden Nullen. Formatieren Sie die entsprechenden Felder als Text und geben die PLZ korrekt ein. Speichern Sie die Datei dann im csv-Format ab. Wird die erzeugte Datei wieder in Excel geöffnet, zeigt Excel die führende Null nicht an. Wird die Datei aber in einem Editor (z.B. Wordpad) geöffnet, so erscheint die PLZ korrekt inkl. der führenden Nullen.

Prüfung Schlüssel für Länderkennzeichen und Prüfung Hebebühne / Selbstabholer

A Österreich KZ Kasachstan
AL Albanien L Luxemburg
AND Andorra LT Litauen
B Belgien LV Lettland
BG Bulgarien MC Monaco
BIH Bosnien-Herzegowina MK Mazedonien
BY Weissrussland MNE Montenegro
CH Schweiz N Norwegen
CZ Tschechische Republik NL Niederlande
D Deutschland P Portugal
DK Dänemark PL Polen
E Spanien RIM Mauretanien
EST Estland RO Rumänien
F Frankreich RSM San Marino
FIN Finnland RUS Russland
FL Liechtenstein S Schweden
GB Großbritannien SK Slowakei
GR Griechenland SLO Slowenien
H Ungarn SRB Serbien
HR Kroatien TR Türkei
I Italien UA Ukraine
IRL Irland USA USA
KS Kirgisien UZ Usbekistan
J Hebebühne bzw. Selbstabholer vorbelegt
N Hebebühne bzw. Selbstabholer nicht vorbelegt

Adressen exportieren

Bei einer Weiterverarbeitung der exportierten csv-Datei in Excel werden führende Nullen abgeschnitten (z.B. PLZ 01471 wird zu 1471) und GLNs zerhackt dargestellt. Es handelt sich um ein Problem innerhalb von Excel. Wie Sie dies in Excel beheben können, zeigen folgende Schritte:

1) Daten -> Aus Text

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2) Datei auswählen und Importieren wählen

3) Bei Datentyp = "Getrennt" auswählen und auf "Weiter" klicken

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4) Trennzeichen = "Semikolon" auswählen und auf "Weiter" klicken

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5) Alle Spalten unter "Datenvorschau" auswählen, das Datenformat auf "Text" stellen und auf "Fertig stellen" klicken.

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